Hệ thống nghiệp vụ điều động xe, thách thức dành cho DX nghiệp vụ phân phối cốt lõi

Lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu về thành tích đồng hành cùng SoftBank Corp. (dưới đây gọi là công ty Softbank), Mee Truck Co., Ltd. (dưới đây gọi là công ty MeeTruck) trong việc phát triển kinh doanh MeeTruck- Service hỗ trợ điều động xe dành cho công ty vận chuyển (Service có tên giống với tên công ty).

Vấn đề của khách hàng

Trụ sở chuyển đổi kỹ thuật số của Softbank tham gia vào nhiều hoạt động xúc tiến DX và phát triển kinh doanh mới với nhiều đối tác khác nhau. Sự kết hợp lần này thuộc lĩnh vực lưu thông, trong đó là sứ mệnh DX hóa “Phân phối cốt lõi”. Team dự án Sun* đã tham gia vào dự án từ tháng 8/2019, tuy nhiên nội bộ phía đối tác đã tiến hành phân tích môi trường kinh doanh, nghiên cứu người dùng, xây dựng ý tưởng kinh doanh từ hơn một năm trước. Do đó, chúng tôi phát hiện ra có vấn đề lớn liên quan tới “điều động xe” trong quy trình nghiệp vụ tạo nên hoạt động phân phối cốt lõi. Điều động xe là nghiệp vụ quan trọng có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp vận tải, đòi hỏi người phụ trách điều động xe cần có hiểu biết phong phú về lưu thông, phân phối.

Tuy nhiên, phần lớn nghiệp vụ đều được thực hiện trên giấy, và rất mất công sức. Ngoài ra còn có các vấn đề khác như không có người có thể làm được việc điều động xe nên người phụ trách không thể nghỉ….Từ đó chúng tôi thấy được nhu cầu tiềm ẩn và tính cần thiết của service để hỗ trợ công việc này. Để giải quyết vấn đề này cần kỹ thuật số hóa giấy, điện thoại, FAX… và góp phần giải quyết vấn đề của công ty Logistics thông qua việc cung cấp hệ thống có thể thực hiện quản lý điều động xe phù hợp trên nền tảng Web Application. Và dự án bắt đầu từ ý tưởng như vậy.

Ở giai đoạn xây dựng ý tưởng, dự án được dẫn dắt bởi các thành viên dự án của công ty Softbank, ở giai đoạn thương mại hóa thì dự án được xúc tiến với trung tâm là các thành viên của công ty MeeTruck (Công ty liên doanh do Softbank và Japan Express thành lập).

Đề xuất từ Sun*

Thiết kế sản phẩm lấy người dùng làm trung tâm

Team Sun * lúc đầu  bắt đầu làm với vai trò chủ yếu  là hỗ trợ một phần thiết kế UI / UX, nhưng khi cùng nhau thực hiện dự án, để đáp lại nhiệt huyết của Meetruck “Muốn làm cho doanh nghiệp này thành công” và “Muốn hỗ trợ những người làm việc tại nơi phân phối hàng hóa”, chúng tôi đã tích cực đề xuất từ nhiều quan điểm như: dịch vụ hỗ trợ điều phối xe này sẽ hiện thực hóa loại sản phẩm nào (Product design), từ phía thiết kế thì UX nào thực sự cần thiết cho người dùng, và từ khía cạnh kỹ thuật, loại thiết kế hệ thống nào cuối cùng sẽ được kết hợp.

Những gì chúng tôi đưa ra trong đề xuất của mình là bám vào “thiết kế sản phẩm lấy người dùng làm trung tâm.”

Tuy có hiểu biết sơ bộ về người dùng ở giai đoạn khái niệm, nhưng chúng tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát để hiểu hơn về người dùng trong giai đoạn thương mại hóa. Các giám đốc, nhà thiết kế và kỹ sư cũng đã đến thăm địa điểm điều phối xe và có cơ hội để cảm nhận các vấn đề, khó khăn và mong muốn ở đó.  Từ đó, chúng tôi  đề xuất nên trích xuất giá trị cung cấp nào cho người dùng, thực hiện Prototyping nhiều lần và tiếp tục tiến hành thiết kế sản phẩm lấy người dùng làm trung tâm. Khách hàng cũng rất mong muốn tạo ra các sản phẩm lấy người dùng làm trung tâm, vì vậy hai bên đã có thể xúc tiến dự án với cùng giá trị và sự nhiệt huyết.

Prototyping dựa trên một cuộc khảo sát kỹ lưỡng về user

Suy nghĩ về thương hiệu Meetruck

Khi hình thức của dịch vụ đang dần được hoàn thiện, do sự khác biệt về văn hóa và vị trí của các thành viên trong  team dẫn đến việc  có một khoảng trống trong hình ảnh dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. Trước tình hình đó, khách hàng có trao đổi rằng: “Chúng tôi muốn xác định tên và logo của công ty liên doanh càng sớm càng tốt để thống nhất ý tưởng”. Để đội ngũ có tinh thần thống nhất, Sun * cũng rất cẩn thận lắng nghe tâm tư của các thành viên trong nhóm về dự án và đề xuất thống nhất ý tưởng của nhóm tại workshop.

Đối với cả hai công ty thì đây là lần thử nghiệm đầu tiên nhưng cũng chính là cơ hội gia tăng động lực phát triển cho một thương hiệu mới ra đời. Bằng cách làm rõ giá trị cung cấp và những phần không thể bàn giao của dịch vụ còn mơ hồ,  có ảnh hưởng lớn không chỉ đến quyết định đặt tên mà còn ảnh hưởng đến chức năng cụ thể và việc ra quyết định thiết kế sau này,  Sun * team đã liên tục hỗ trợ từ việc xây dựng thương hiệu, quyết định đặt tên MeeTruck đến  thiết kế logo phản ánh ý tưởng về thương hiệu MeeTruck.

Tên Mee Truck bao hàm ý nghĩa “Tôi muốn đồng hành cùng các công ty làm phân phối hàng hóa và hỗ trợ họ bằng cách sát cánh cùng nhau. Tôi muốn cung cấp một nơi mà nhiều công ty phân phối hàng hóa có thể tập hợp (Meet + Truck).”

Project Topic

Làm việc hết sức với những khách hàng nghiêm túc

Mee Truck được thành lập vào tháng 4 để thương mại hóa, nhưng cần phải tiến hành phát triển với tốc độ nhanh trong thời gian ngắn trước khi bắt đầu dịch vụ. Hệ thống phát triển bao gồm ba công ty: đội ngũ kỹ sư của Sun * x kỹ sư nội bộ của MeeTruck x công ty đối tác phát triển. Chúng tôi đã sử dụng phương thức phát triển là Agile của mô hình kiểm chứng giả thuyết. 1 Sprint có chu kỳ 2 tuần. Điểm đặc biệt quan trọng đối với các dự án có thời gian giao hàng ngắn là “Liên tục thống nhất các quy trình, thủ tục và thứ tự phát triển.” Vì lý do đó, chúng tôi đã lặp đi lặp lại các cuộc trao đổi trong team phát triển và ngay lập tức sửa chữa những chỗ sai lệch do hiểu nhầm ý nhau.

Về mặt  UI / UX, “làm cho nó đơn giản nhất có thể, sao cho trực quan và dễ sử dụng.” để ngay cả người phụ trách điều động ở công ty điều phối hàng hóa không thường sử dụng các công cụ kỹ thuật số cũng sử dụng được.  Do nhân viên điều phối đã quen với công việc trên giấy trong nhiều năm nên chi phí chuyển đổi rất cao. Một chút khó khăn trong quá trình sử dụng cũng dẫn đến việc ngừng sử dụng sản phẩm . Để thực hiện tốt Fit & Gap với người dùng, chúng tôi đã yêu cầu một công ty hậu phân phối hàng hóa thực tế sử dụng nó như một thử nghiệm nhỏ vào giữa tháng 7 và phản hồi thu được từ đó đã được sử dụng cho UX, UI, thiết kế, chức năng trong tháng 8.

Sau khi hoàn thành việc phát triển sản phẩm, chúng tôi tiếp tục xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm và  đi vào hoạt động một cách thuận lợi vào tháng 10.

Sơ đồ cấu trúc dự án Mee Truck

Nhìn lại quá trình cho đến lúc service in, điều để lại ấn tượng với tôi là một team tràn đầy năng lượng. Từ mong muốn mạnh mẽ của MeeTruck là tạo ra một sản phẩm tốt và giúp đỡ những người làm việc trong lĩnh vực phân phối hàng hóa, họ đã đưa ra ngày càng nhiều yêu cầu với Sun *, và năng lượng đó đã lan tỏa đến cả team. Tinh thần đưa ra đề xuất gắn  với giá trị cung cấp cho người dùng của Sun * cũng được đánh giá cao.

Mặc dù mới service in, hoạt động kinh doanh của khách hàng cũng mới bắt đầu  nhưng cũng đã nhận được những đánh giá về dịch vụ và thiết kế. Ngoài ra, dịch vụ này cũng đã được đăng trên nhiều phương tiện truyền thông khác nhau như báo kinh tế và báo công nghiệp, và chúng tôi đang được hỗ trợ phát triển sản phẩm đang gây chú ý trên thị trường.

Client Voice

“Cảm ơn sự ủng hộ của các bạn từ khi công ty mới thành lập. Do virus corona cũng như môi trường JV có tính chất đặc biệt, hai bên khó có thể gặp mặt trực tiếp nhưng chúng tôi đã nhận được sự hỗ trợ về việc hiểu sâu về dự án cũng như phát triển sản phẩm”.

Theo thứ tự từ trái qua trong ảnh là Ông Kento Yamada, Phòng Quản lý Kinh doanh, MeeTruck, Ông Kaze Shioya, Phòng Quản lý Marketing, Horie- Công ty Sun * , Ông Makoto Iida, Phòng Quản lý Kinh doanh, MeeTruck