WHAT WE DO

1.Quản lý kế hoạch và ngân sách vận hành cho phòng ban

• Lập và quản lý kế hoạch vận hành hành chính định kỳ
• Xây dựng, theo dõi và kiểm soát ngân sách hành chính của chi nhánh, đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí
• Phân tích và cung cấp báo cáo phục vụ việc ra quyết định của cấp trên

2. Chuẩn hoá quy trình và vận hành văn phòng

• Đầu mối quản lý và vận hành toàn bộ hoạt động hành chính, đảm bảo hiệu quả và tính chuyên nghiệp
• Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến các quy trình hành chính, đảm bảo vận hành hiệu quả khi quy mô công ty mở rộng
• Quản lý cơ sở vật chất và tài sản văn phòng, đảm bảo sử dụng hiệu quả và đáp ứng nhu cầu phát triển
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo các hoạt động hành chính đồng nhất với định hướng chung của công ty
  

3. Quản lý các thủ tục pháp lý

• Quản lý các thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài (visa, work permit, thẻ tạm trú)
• Chủ động cập nhật các quy định pháp luật liên quan và đề xuất phương án xử lý phù hợp
• Tham gia các dự án vận hành như nâng cấp, mở rộng văn phòng, thành lập văn phòng tại nước ngoài hoặc các dự án liên quan khác theo phân công từ cấp trên
  

4. Phát triển môi trường làm việc

• Đảm bảo môi trường làm việc luôn trong trạng thái sẵn sàng, an toàn và hiệu quả
• Đề xuất và triển khai các hoạt động cải thiện môi trường làm việc, sức khỏe và phúc lợi cho nhân viên(ví dụ các chương trình tư vấn sức khoẻ, hội thảo sức khoẻ tâm lý…)
• Góp phần nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của nhân viên thông qua các hoạt động vận hành văn phòng

WHO YOU ARE

1. Kinh nghiệm và Năng lực chuyên môn

• Tốt nghiệp các trường đại học đào tạo các lĩnh vực như ngoại ngữ, ngoại giao, tài chính…
• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm tại vị trí Hành chính/Vận hành, ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường công ty IT, công ty nước ngoài
• Có kinh nghiệm thực tế trong việc thiết lập kế hoạch vận hành, xây dựng hệ thống quy trình và quản lý ngân sách phòng ban
• Khả năng làm việc với dữ liệu tốt

2. Kỹ năng khác

• Tư duy sắc bén, sâu sắc, nhanh nhạy, mạch lạc
• Tiếng Anh tốt 4 kỹ năng; có tiếng Nhật là lợi thế
• Kỹ năng giao tiếp tốt và yêu thích giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác
• Cởi mở, hòa đồng, có khả năng kết nối, tạo môi trường đoàn kết, hợp tác
• Cầu thị, ham học hỏi và yêu thích việc lan tỏa tinh thần học hỏi tới mọi người
• Yêu thích thử thách, sẵn sàng đảm nhiệm các công việc có tính mới, khó
• Yêu thích việc cùng đội ngũ xây dựng và triển khai các kế hoạch, chiến lược phát triển tổ chức
• Chịu được áp lực công việc cao, linh hoạt trong môi trường có tốc độ thay đổi nhanh
• Trung thực, cẩn trọng và có đạo đức nghề nghiệp cao
• Thích nghi công nghệ: Thành thạo các ứng dụng AI (như ChatGPT, Gemini…) để tối ưu hóa tốc độ xử lý công việc

BENEFITS AND PERKS

Môi trường chuyên nghiệp, cởi mở, đề cao sự sáng tạo:

• Làm việc cùng những đồng nghiệp có lý tưởng thay đổi xã hội
• Coi trọng những góc nhìn khác biệt trong tập thể
• Văn hóa học tập mạnh mẽ và thúc đẩy phát triển
• Văn hoá chấp nhận rủi ro để trải nghiệm và phát triển

Tập trung hỗ trợ sự phát triển cá nhân:

• Được tư vấn, đồng hành và hỗ trợ phát triển sự nghiệp cùng với hệ thống career path (phát triển theo hướng chuyên gia hoặc hướng quản lý) đã được nghiên cứu, thử nghiệm trong nhiều năm
• Được định hướng mục tiêu cá nhân, nhóm và tổ chức
• Trao quyền làm chủ
• Hỗ trợ xác định mục tiêu 3 tháng-6 tháng (Goal Define Support)
• Được truy cập thư viện tài liệu online Learning Hub với nhiều khóa học đa dạng được cung cấp bởi Udemy, Linkedln,…

Quan tâm đặc biệt tới nhân viên:

• Lương: thỏa thuận cùng các khoản trợ cấp, phụ cấp khác (ăn trưa, sinh hoạt, phái đẹp, tiếng Nhật, chứng chỉ IT,..v.v…)
• Thưởng performance và thưởng cuối năm
• Performance review: 2 lần/năm
• Chế độ làm việc Hybrid working
• Bảo hiểm sức khoẻ toàn diện Sun* Care
• Chế độ thâm niên
• Chế độ chăm sóc phụ nữ: Nghỉ sinh lý phụ nữ: 2,5h/ tháng; nghỉ sau sinh cho nhân viên nữ có con dưới 1 tuổi: 1h/ngày
• Chính sách hỗ trợ các hoạt động học tập, trao đổi, chia sẻ kiến thức, giao lưu văn hoá (Seminar công nghệ – Tech Expert, CLB: đọc sách, tiếng Nhật, CLB âm nhạc,…)
• Du lich thường niên, hoạt động team building hàng quý.

Lưu ý: Bằng việc ứng tuyển vào vị trí này, bạn đồng ý cho Sun* thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm phục vụ hoạt động tuyển dụng hiện tại và tương lai. Dữ liệu có thể được chia sẻ với các bên liên quan trong quy trình tuyển dụng và được lưu trữ không thời hạn cho đến khi bạn có yêu cầu chính thức bằng văn bản yêu cầu xóa dữ liệu.