Job Description

1. Lập kế hoạch và theo dõi chi phí hành chính
– Lập và triển khai kế hoạch công việc hành chính định kỳ theo định hướng của quản lý.
-Tổng hợp dự trù ngân sách, theo dõi chi phí thực tế và đối chiếu với ngân sách được duyệt; đề xuất phương án tiết kiệm phù hợp.
-Tổng hợp số liệu và lập báo cáo định kỳ, làm rõ các phát sinh cần quản lý xem xét.

2. Thực hiện và cải tiến hoạt động hành chính
– Chủ động thực hiện các công việc hành chính được phân công, đảm bảo chất lượng và tiến độ.
– Rà soát, cập nhật hướng dẫn công việc; đề xuất và tham gia triển khai cải tiến quy trình hành chính.
– Theo dõi, kiểm kê tài sản và cơ sở vật chất; phối hợp mua sắm, bảo trì, sửa chữa theo nhu cầu và phê duyệt.
– Phối hợp với các phòng ban để tiếp nhận và xử lý nhu cầu hỗ trợ hành chính.

3. Thực hiện thủ tục cho người lao động nước ngoài và hỗ trợ dự án
– Chuẩn bị, theo dõi hồ sơ visa, giấy phép lao động và thẻ tạm trú; phối hợp với đơn vị dịch vụ và các bên liên quan để hoàn tất thủ tục đúng hạn.
– Theo dõi các cập nhật liên quan đến thủ tục phụ trách; báo cáo và xin hướng dẫn khi có thay đổi hoặc tình huống phát sinh.
– Tham gia các dự án nâng cấp, mở rộng văn phòng và các dự án vận hành khác theo phân công.

4. Chăm sóc môi trường làm việc
– Theo dõi tình trạng văn phòng, phối hợp xử lý các vấn đề về vệ sinh, an toàn và tiện ích để duy trì môi trường làm việc thuận tiện.
– Tiếp nhận phản hồi của nhân viên và đề xuất các cải thiện trong phạm vi phụ trách.
– Phối hợp tổ chức các hoạt động chăm sóc sức khỏe, phúc lợi và cải thiện trải nghiệm nhân viên theo kế hoạch được duyệt.

Job Requirement

1. Kinh nghiệm và kiến thức
– Tốt nghiệp đại học; ưu tiên các ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Ngoại ngữ, Tài chính hoặc các ngành liên quan.
– Có hiểu biết về công việc hành chính, vận hành văn phòng và quy trình phối hợp giữa các phòng ban.
– Có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính/Vận hành hoặc công việc có phạm vi tương đương.
– Đã trực tiếp phụ trách một số đầu việc hành chính, vận hành; có khả năng chủ động xử lý công việc thường xuyên trong phạm vi được giao.
– Ưu tiên ứng viên từng tham gia cập nhật quy trình, theo dõi chi phí hoặc tổng hợp báo cáo vận hành.
– Kinh nghiệm làm việc tại công ty IT hoặc công ty nước ngoài là lợi thế.

2. Kỹ năng
– Có kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp ưu tiên và quản lý tiến độ công việc.
– Có khả năng hệ thống hóa công việc, rà soát và đề xuất cải tiến quy trình.
– Có kỹ năng tổng hợp dự trù, theo dõi và đối chiếu chi phí.
– Có tư duy logic, khả năng tổng hợp thông tin và giải quyết vấn đề.
– Sử dụng tốt Excel hoặc Google Sheets để xử lý số liệu và lập báo cáo.
– Có kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và phối hợp với đồng nghiệp, đối tác.
– Sử dụng tiếng Anh tốt trong công việc; tiếng Nhật là lợi thế.
– Biết ứng dụng AI hỗ trợ công việc, kiểm tra kết quả và bảo mật thông tin.

3. Thái độ
– Có trách nhiệm, chủ động theo dõi và hoàn thành công việc được giao.
– Trung thực, cẩn thận và có ý thức bảo mật thông tin.
– Cởi mở, hợp tác và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
– Cầu thị, ham học hỏi và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi.
– Sẵn sàng tiếp nhận công việc mới và thích ứng khi yêu cầu, thứ tự ưu tiên thay đổi.

Benefits & Perks

1. Tiên phong Công nghệ & Phát triển Năng lực AI-DD
– Thực chiến mô hình AI-Driven Development: Trực tiếp làm việc trong môi trường tích hợp AI-Driven Development, ứng dụng AI vào toàn bộ quy trình phát triển phần mềm (Phân tích yêu cầu, Lập trình, Kiểm thử cho đến vận hành) với bộ giải pháp và quy trình chuẩn hóa do Sun* phát triển.
– Trang bị công cụ AI cao cấp: Cung cấp tài khoản AI trả phí (GitHub Copilot, Gemini, Claude… tùy theo đặc thù dự án) giúp tự động hóa công việc và tối ưu hiệu suất.
– Đào tạo chuẩn “AI-Empowered Professional”: Tham gia các khóa học, workshop thực hành chuyên sâu về AI-DD, giúp nhân sự vừa giỏi chuyên môn core vừa làm chủ các công cụ AI thế hệ mới.

2. Văn hóa trao quyền & Lộ trình thăng tiến rõ ràng
– Môi trường cởi mở & Đề cao sáng tạo: Tôn trọng sự khác biệt, chấp nhận rủi ro để trải nghiệm và đồng hành cùng đồng nghiệp có lý tưởng thay đổi xã hội.
– Lộ trình Career Path chuẩn hóa: Tư vấn và đồng hành phát triển sự nghiệp theo hướng Chuyên gia (Technical) hoặc Quản lý (Management).
– Định hướng & Trao quyền: Hỗ trợ xác định mục tiêu cá nhân/nhóm (Goal Define Support định kỳ 3 – 6 tháng) và giao quyền làm chủ công việc.
– Hệ sinh thái học tập đa dạng: Miễn phí tài khoản Learning Hub (Udemy, LinkedIn Learning…), các buổi Seminar Tech Expert và hệ thống CLB chia sẻ kiến thức/giao lưu văn hóa.

3. Chế độ Đãi ngộ & Chăm sóc toàn diện
– Lương & Phụ cấp: Thỏa thuận theo năng lực cùng các khoản trợ cấp, phụ cấp khác (ăn trưa ,sinh hoạt, phái đẹp, tiếng Nhật, chứng chỉ IT,..v.v…).
– Thưởng & performance review: Thưởng Performance, thưởng cuối năm; Review lương 2 lần/năm.
– Hình thức làm việc: Hybrid working, check-in linh hoạt từ 7:45 – 8:45 AM.
– Bảo hiểm & Thâm niên: Bảo hiểm sức khỏe toàn diện Sun* Care; Chế độ thâm niên.
– Chăm sóc phụ nữ: Nghỉ sinh lý 2,5h/tháng; Nghỉ chăm con dưới 1 tuổi 1h/ngày.
– Đời sống & Teambuilding: Du lịch thường niên, hoạt động team building hàng quý.

Lưu ý: Bằng việc ứng tuyển vào vị trí này, bạn đồng ý cho Sun* thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm phục vụ hoạt động tuyển dụng hiện tại và tương lai. Dữ liệu có thể được chia sẻ với các bên liên quan trong quy trình tuyển dụng và được lưu trữ không thời hạn cho đến khi bạn có yêu cầu chính thức bằng văn bản yêu cầu xóa dữ liệu. Chi tiết về quyền lợi và cách thức bảo vệ dữ liệu, vui lòng tham khảo [Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Sun* tại đây]